Projektipäällikön työssäni yksi tärkeimmistä tehtävistäni on viestintä. On tärkeää, että esimerkiksi tiimin jäsenet saavat vastaukset kysymyksiinsä nopeasti ja asiakas kokee, että puoleeni voi miloin tahansa kääntyä projektiin liittyvissä kysymyksissä. Olen päivittäin paljon ihmisten kanssa tekemisissä, mutta toisaalta teen usein myös keskittymistä vaativia töitä.
Dead linet ovat usein tiukkoja ja esimerkiksi projektisuunnitelman tekemiseen on rajallinen määrä aikaa. Toisaalta sähköposteja, puheluita ja Teams-palavereita riittäisi vaikka työpäivän jokaiselle tunnille. Miten tätä kokonaisuutta voisi parhaiten hallita? Tartuin kesälukemisena kirjahyllyssä jo muutaman vuoden pölyttyneeseen kirjaan Your Brain at Work (Rock, D. 2009.).
Osa kirjan neuvoista on itsestään selviä. Kirjaa alkaa monelle tutusta ”sähköpostihelvetistä” (The Morning Email Overwhelm), jossa aamulla töihin tullessa sähköpostissa odottaa useita uusia viestejä. Näihin vastaamiseen menee helposti koko päivä ja uusia tulee koko ajan lisää. Ratkaisuna esitetään päivän tavoitteiden kirkastamista heti aamusta, ennen sähköpostin avaamista. Niille sähköposteille voi jättää aikaa päivän viimeisen tunnin.
Sisäiset ja ulkoiset häiriötekijät
Yksi kirjan kiinnostavimmista luvuista liittyy ulkoisiin ja erityisesti sisäisiin häiriötekijöihin. Nykypäivänä suuri osa meistä jo tietää, että sähköpostin ääni- ja visuaaliset notifikaatiot kannattaa laittaa pois päältä. Puhelin kannattaa olla äänettömällä ennen keskittymistä vaativaa työtä. Nykypäivänä pidän myös itse puhelinta ajoittain äänettömällä. Olen kertonut asiakkailleni, että tiistaisin ja torstaisin käytän aikaani keskittymistä vaativiin töihin, enkä välttämättä ole heti saatavilla. Nämä ovat myös tyypillisiä etäpäiviäni.
Sisäiset häiriötekijät ovatkin hankalampi pala. Kuvittele tilannetta, jolloin sinulla on kaksi tuntia aikaa dokumentin työstämiseen, ja mielesi valtaa kysymys lapsen välikausihaalarista! Tällaisia ajatuskarkailuja tulee meistä jokaiselle. Kirjassa kerrotaankin, että ajatuskarkailuja ei kannata yrittää välttää, vaan tärkeintä on, ettei epäolennaista ajatusta päästä valloilleen.
Tutkijat ovat nimittäin havainneet, että aivosi saavat signaalin 0,5 sekuntia ennen toimintaa. 0,3 sekuntia signaalista epäolennainen ajatus pälkähtää tietoisuutesi ja 0,2 sekuntia tästä rupeat toimimaan ajatuksen mukaisesti. Tämä 0,2 sekunttia on aikaikkuna, jolloin sinun tulee tehdä päätös keskittymisestä olennaiseen. Älä siis rupea googlaamaan välikausihaaleita. Älä avaa sähköposteja tai mene Facebookiin. Palauta ajatuksesi takaisin siihen, mitä olet tekemässä. Olennaista on tiedostaa, että aivot tuottavat jatkuvasti epäolennaisia signaaleja jokaiselle meistä. Tärkeää on se, miten niihin reagoidaan.
Paineen alla työskentely
Kirjan toisessa osassa keskitytään paineen alla työskentelyyn, joka onkin projektipäällikkönä tuttua. Tässä, kuten muuallakin kirjan osissa kerrotaan seikkaperäisesti aivojen toiminnasta. Aivojen limbinen järjestelmä säätelee mm. ihmisen tunteita, kun taas etuotsalohko osallistuu mm. lähimuistin toimintaan. Esimerkiksi tiukassa palaveritilanteessa tunteet saattavat saada liikaa valtaa ja yksinkertaisesti unohdat, mitä olitkaan sanomassa.
Kiihtynyt limbinen järjestelmä saattaa jäädä päälle ja se saattaa nähdä yhteyksiä siellä, missä niitä ei välttämättä ole. Väliin jäänyt aamukahvi saattaa ärsyttää jo valmiiksi niin, että unohdat ajo-ohjeet asiakkaan toimistolle. Tiukassa palaveritilanteessa dead lineista tarkka oleva asiakas saattaa mielikuvissasi saada vaikkapa lapsuudesta tutun ei-niin-miellyttävän opettajan hahmon. Tällöin palaveritilanne muuttuukin astetta kuumottavammaksi. Tämä on aivoille luontaista käyttätymistä.
Limbistä järjestelmää kiihdyttää entisestään se, jos tunteeseen jää liikaa vellomaan. Tunteen täydellinen vaimentaminen taas saattaa saada sinut asiakkaan silmissä rauhalliseksi, mutta samalla limbinen järjestelmä kiihtyy entisestään. Tällöin suuri osa aivoistasi käsittelee tunteita, ei palaverin agendaa.
Tutkimusten mukaan limbisen järjestelmän rauhoittamiseen on yksi selkeä keino: tunteen tunnistaminen ja nimeäminen. Näiden sijasta on tärkeää havaita tunne ja nimetä se parilla sanalla (ei kuitenkaan välttämättä ääneen!). Tämä auttaa hiljentämään emootion niin, että voit rauhassa jatkaa palaveria. Allekirjoittanut testasi keinoa muutamassa palaverissa ja voin kertoa: tämä toimi hyvin!
Kokonaisuutena hyvä opus
Osa kirjan neuvoista vaikuttaa itsestään selvältä ja kirjassa on myös jonkin verran jenkkityyppistä toistoa: saman asian voisi sanoa lyhyemminkin. Sain kuitenkin itse kirjasta joitain uusia vinkkejä siihen, miten työpäivää voi entisestää tehostaa keskittymällä olennaiseen. Kirjan alusta löytyy myös hyvä sisällysluettelo, jonka avulla voi poimia itselleen sopivimmat palat.
Kommentit
Lähetä kommentti